Condizioni Generali di Servizio

Versione 1.0 · in vigore dal 30 ottobre 2026

1. Parti e definizioni

Le presenti Condizioni Generali di Servizio (le “Condizioni”) regolano la fornitura del servizio GestBoard da parte di KForge s.n.c., con sede in Via Ernesto Lugaro 15, 10126 Torino (TO), P.IVA 09608650017, email info@gestboard.com (il “Fornitore”).

Nelle Condizioni si intende per:

• Servizio: l’applicazione web GestBoard, erogata in modalità Software as a Service, con le funzioni disponibili tempo per tempo, l’hosting, i backup e l’assistenza descritti nelle Condizioni;
• Cliente: l’impresa, il professionista o l’ente che richiede l’attivazione del Servizio per finalità connesse alla propria attività imprenditoriale o professionale;
• Spazio aziendale: l’ambiente del Servizio riservato al Cliente, separato da quello degli altri clienti;
• Utenti: le persone fisiche abilitate dal Cliente ad accedere al proprio Spazio aziendale, ciascuna con credenziali personali e un ruolo assegnato dal Cliente (ad esempio Owner, Admin o altri ruoli disponibili);
• Dati del Cliente: i dati, i documenti e le informazioni inseriti o caricati nel Servizio dal Cliente o dai suoi Utenti, compresi i dati personali di terzi;
• Contratto: il rapporto tra Fornitore e Cliente regolato dalle Condizioni, dalla richiesta di attivazione e dalla conferma di attivazione.

2. Ambito di applicazione: solo clienti professionali

Il Servizio è destinato esclusivamente a imprese, professionisti ed enti che agiscono nell’ambito della propria attività. Il Servizio non è offerto ai consumatori ai sensi dell’art. 3 del D.Lgs. 206/2005 (Codice del Consumo). Chi richiede l’attivazione dichiara di agire per conto di un soggetto professionale e di avere il potere di vincolarlo.

Le Condizioni prevalgono su eventuali condizioni generali del Cliente, che non si applicano se non accettate per iscritto dal Fornitore.

3. Conclusione del Contratto e attivazione

3.1. La richiesta inviata tramite il modulo “Richiedi attivazione” del sito gestboard.com è una richiesta di contatto e non vincola le parti.

3.2. Il Cliente accetta le Condizioni, e approva specificamente le clausole indicate all’art. 20, durante la procedura di attivazione e prima del pagamento del primo canone. Il Contratto si conclude quando il Fornitore invia al Cliente, all’indirizzo email indicato, la comunicazione di attivazione dello Spazio aziendale. Il Fornitore può non accettare una richiesta, senza obbligo di motivazione, in particolare se i dati forniti sono incompleti o non verificabili.

3.3. Il Cliente garantisce che i dati forniti per l’attivazione e la fatturazione sono veri, completi e aggiornati e si impegna a comunicarne tempestivamente ogni variazione.

4. Oggetto del Servizio

4.1. Il Servizio consente al Cliente di organizzare la propria operatività aziendale: anagrafiche clienti, preparazione e monitoraggio di fatture e incassi, spese e pagamenti, servizi ricorrenti e rinnovi, scadenze, manuali operativi e gestione degli accessi degli Utenti. Le funzioni disponibili sono quelle presenti nel Servizio al momento dell’uso.

4.2. Il Servizio è uno strumento gestionale e non fiscale. In particolare il Servizio:

• non emette né trasmette fatture elettroniche al Sistema di Interscambio (SdI);
• non effettua la conservazione sostitutiva o a norma dei documenti fiscali;
• non sostituisce il commercialista, il consulente del lavoro o altri consulenti del Cliente e non fornisce consulenza fiscale, contabile o legale.

4.3. Totali, imposte, saldi, scadenze, riepiloghi e cruscotti prodotti dal Servizio sono elaborati sui Dati del Cliente e hanno valore informativo e operativo. Il Cliente resta l’unico responsabile della correttezza dei dati inseriti, della verifica dei risultati e dell’adempimento dei propri obblighi fiscali, contabili e di conservazione documentale.

4.4. Il Fornitore può aggiornare, migliorare o modificare il Servizio, anche nelle funzioni e nell’interfaccia, purché le modifiche non riducano in modo sostanziale le funzioni essenziali descritte al punto 4.1. In caso contrario si applica l’art. 17.

5. Account, Utenti e credenziali

5.1. Il Cliente nomina almeno un Utente con ruolo Owner, che gestisce lo Spazio aziendale, invita gli altri Utenti, ne assegna i ruoli e ne revoca l’accesso.

5.2. Le credenziali sono personali e non cedibili. Il Cliente fa sì che i propri Utenti le custodiscano con diligenza, usino password robuste e attivino i sistemi di autenticazione aggiuntiva disponibili. Il Cliente risponde delle attività svolte nel Servizio con le credenziali dei propri Utenti.

5.3. Il Cliente comunica senza ritardo al Fornitore ogni uso non autorizzato delle credenziali o sospetta violazione di sicurezza e disattiva subito gli Utenti che non devono più accedere.

6. Corrispettivo, fatturazione e pagamento

6.1. Il corrispettivo del Servizio è il canone mensile indicato nella pagina Prezzi al momento della richiesta di attivazione, pari a € 19,90 + IVA al mese salvo diverso accordo scritto.

6.2. Il canone è dovuto in via anticipata per ciascun mese di servizio a partire dalla data di attivazione. Il Fornitore emette fattura elettronica secondo la normativa vigente; termini e modalità di pagamento sono indicati nella comunicazione di attivazione o in fattura.

6.3. In caso di ritardato pagamento decorrono, senza necessità di messa in mora, gli interessi moratori previsti dal D.Lgs. 231/2002. Se il pagamento non perviene entro 15 giorni dalla scadenza, il Fornitore può sospendere il Servizio dopo un avviso via email con almeno 5 giorni di preavviso, fino al pagamento integrale; resta salvo quanto previsto all’art. 15.

6.4. Il Fornitore può modificare il canone con un preavviso di almeno 60 giorni comunicato via email. La variazione si applica dal primo periodo mensile successivo al termine di preavviso; il Cliente che non la accetta può recedere secondo l’art. 14 prima che diventi efficace, senza costi aggiuntivi.

7. Livelli di servizio, manutenzione e backup

7.1. Il Fornitore eroga il Servizio su infrastruttura da esso gestita e si impegna a mantenerlo disponibile in modo continuativo, con la diligenza professionale richiesta dalla natura dell’attività. Il Servizio dipende da reti e fornitori terzi (connettività, data center, posta elettronica) e non è garantito come privo di interruzioni o errori.

7.2. Gli interventi di manutenzione programmata che comportano indisponibilità sono, per quanto possibile, svolti in fasce orarie di basso utilizzo e comunicati con almeno 48 ore di anticipo. Gli interventi urgenti per sicurezza o continuità possono essere eseguiti senza preavviso.

7.3. In caso di malfunzionamento il Fornitore si impegna a prendere in carico la segnalazione e a ripristinare il Servizio nel più breve tempo ragionevolmente possibile, in relazione alla gravità del problema.

7.4. Il Fornitore esegue backup periodici e cifrati della base dati del Servizio, con copia conservata in luogo diverso dal server principale, al fine di ripristinare il Servizio in caso di guasto. I backup sono uno strumento di continuità del Servizio e non sostituiscono gli obblighi di conservazione che la legge pone a carico del Cliente: il Cliente resta tenuto a conservare autonomamente i documenti che è obbligato a conservare.

8. Assistenza

8.1. L’assistenza è fornita via email all’indirizzo info@gestboard.com, nei giorni lavorativi, ed è inclusa nel canone. Riguarda l’uso del Servizio e la risoluzione dei malfunzionamenti; non comprende consulenze fiscali o contabili, inserimento di dati per conto del Cliente o sviluppi personalizzati, che possono essere oggetto di accordi separati.

8.2. Il personale del Fornitore non accede ai Dati del Cliente se non nei casi seguenti: (a) su richiesta di un Utente Owner effettuata tramite l’apposita funzione del Servizio, che abilita un accesso di assistenza temporaneo, in sola lettura, tracciato e revocabile in qualsiasi momento dal Cliente; (b) quando strettamente necessario per ripristinare il Servizio, garantirne la sicurezza o adempiere a obblighi di legge o a ordini dell’autorità.

9. Obblighi del Cliente e uso consentito

Il Cliente usa il Servizio per le proprie esigenze interne, nel rispetto della legge e delle Condizioni, e fa sì che i propri Utenti facciano altrettanto. È vietato in particolare:

• rivendere, concedere in uso o mettere il Servizio a disposizione di terzi diversi dagli Utenti;
• caricare contenuti illeciti, lesivi di diritti di terzi o contenenti software dannoso;
• tentare di accedere a dati di altri clienti, eludere le misure di sicurezza o i limiti tecnici, sottoporre il Servizio a test di carico o di vulnerabilità non autorizzati per iscritto;
• decompilare, copiare o riprodurre il software del Servizio, salvo nei limiti inderogabili di legge;
• usare il Servizio in modo da comprometterne il funzionamento o la disponibilità per gli altri clienti.

Il Cliente garantisce di avere titolo per inserire i Dati del Cliente nel Servizio, compresi i dati personali di terzi, e manleva il Fornitore dalle pretese di terzi derivanti dalla violazione di questo articolo.

10. Proprietà intellettuale

10.1. Il Servizio, il software, i marchi (incluso il marchio GestBoard), la documentazione e ogni loro elemento restano di titolarità esclusiva del Fornitore o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve, per la durata del Contratto, un diritto d’uso non esclusivo, non trasferibile e non sublicenziabile del Servizio, nei limiti delle Condizioni.

10.2. I Dati del Cliente restano di titolarità del Cliente. Il Fornitore li tratta al solo fine di erogare il Servizio, secondo l’art. 12.

10.3. Il Fornitore può utilizzare suggerimenti e segnalazioni del Cliente per migliorare il Servizio, senza alcun obbligo nei suoi confronti.

11. Riservatezza

Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni dell’altra di cui venga a conoscenza in esecuzione del Contratto e non le usa per scopi diversi dal Contratto stesso, salvo che siano già pubbliche, siano state ottenute lecitamente da terzi o debbano essere comunicate per legge o per ordine dell’autorità. L’obbligo prosegue per 3 anni dopo la cessazione del Contratto.

12. Protezione dei dati personali

12.1. Per i dati personali relativi alla richiesta di attivazione, alla gestione del rapporto e alla fatturazione, il Fornitore agisce come titolare del trattamento, secondo l’informativa disponibile nella privacy policy.

12.2. Per i dati personali contenuti nei Dati del Cliente, il Cliente è titolare del trattamento e, con l’accettazione delle Condizioni, nomina il Fornitore responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”). Il trattamento riguarda i dati necessari all’uso del Servizio (ad esempio dati identificativi e di contatto di clienti, fornitori, referenti e Utenti, dati relativi a fatture, pagamenti e servizi), per la durata del Contratto e al solo fine di erogare il Servizio.

12.3. In qualità di responsabile, il Fornitore:

• tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Cliente, che si intende data dalle Condizioni e dall’uso delle funzioni del Servizio, salvo obblighi di legge;
• garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza;
• adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR, tra cui separazione logica degli Spazi aziendali, cifratura delle comunicazioni, autenticazione degli Utenti, controllo degli accessi per ruolo, registri delle operazioni rilevanti e backup cifrati;
• può ricorrere a sub-responsabili (ad esempio fornitori di hosting, archiviazione dei backup e invio di email) in base all’autorizzazione generale qui conferita, vincolandoli agli stessi obblighi e informando il Cliente, su richiesta, dell’elenco aggiornato e, con preavviso, delle modifiche, contro cui il Cliente può opporsi per motivi ragionevoli recedendo dal Contratto;
• non trasferisce i dati fuori dallo Spazio Economico Europeo se non in presenza delle garanzie previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR;
• assiste il Cliente, nei limiti di quanto ragionevole e tenuto conto della natura del trattamento, nel rispondere alle richieste degli interessati e negli adempimenti degli artt. 32–36 GDPR;
• informa il Cliente senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne ha avuto conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che riguardi i Dati del Cliente;
• alla cessazione del Contratto restituisce o cancella i dati secondo l’art. 16;
• mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell’art. 28 GDPR e consente verifiche del Cliente o di un revisore da esso incaricato, con preavviso di almeno 30 giorni, in orario lavorativo, senza accesso ai dati di altri clienti e a spese del Cliente.

12.4. Il Cliente garantisce che i dati da esso trattati nel Servizio sono raccolti e trattati lecitamente e di aver fornito agli interessati le informative necessarie.

13. Garanzie e responsabilità

13.1. Il Fornitore garantisce che il Servizio è erogato con diligenza professionale e sostanzialmente conforme a quanto descritto nell’art. 4. Fuori da questa garanzia, il Servizio è fornito nello stato in cui si trova e il Fornitore non garantisce che sia adatto a scopi specifici del Cliente non indicati nelle Condizioni.

13.2. Salvo i casi di dolo o colpa grave e gli altri casi in cui la limitazione non è ammessa dalla legge, il Fornitore non risponde di danni indiretti o consequenziali, tra cui mancato guadagno, perdita di opportunità commerciali, sanzioni conseguenti a errori nei dati inseriti dal Cliente o a inadempimenti fiscali del Cliente.

13.3. Salvo i casi di dolo o colpa grave e gli altri casi in cui la limitazione non è ammessa dalla legge, la responsabilità complessiva del Fornitore derivante dal Contratto non può superare l’importo dei canoni effettivamente pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento che ha causato il danno.

13.4. Il Fornitore non risponde di interruzioni o malfunzionamenti dovuti a forza maggiore, a guasti di reti o servizi di terzi non sotto il suo controllo, a uso del Servizio non conforme alle Condizioni o a fatti imputabili al Cliente o ai suoi Utenti, incluso l’uso improprio delle credenziali.

14. Durata, rinnovo e recesso

14.1. Il Contratto ha durata mensile dalla data di attivazione e si rinnova automaticamente di mese in mese, salvo recesso.

14.2. Il Cliente può recedere in qualsiasi momento con comunicazione via email a info@gestboard.com. Il recesso ha effetto alla fine del periodo mensile in corso; i canoni già pagati per il periodo in corso non sono rimborsati.

14.3. Il Fornitore può recedere con un preavviso di almeno 30 giorni comunicato via email. In tal caso rimborsa la quota di canone eventualmente già pagata per il periodo successivo alla cessazione.

15. Sospensione e risoluzione

15.1. Il Fornitore può sospendere, in tutto o in parte, l’accesso al Servizio, dandone comunicazione al Cliente: (a) nel caso dell’art. 6.3; (b) in presenza di violazioni dell’art. 9 o di un uso del Servizio che metta a rischio la sicurezza, l’integrità o la disponibilità del Servizio o dei dati di altri clienti; (c) su ordine dell’autorità. La sospensione dura il tempo strettamente necessario e non comporta perdita dei Dati del Cliente.

15.2. Il Fornitore può risolvere il Contratto ai sensi dell’art. 1456 c.c., con comunicazione scritta, in caso di: mancato pagamento del canone protratto per oltre 30 giorni dalla scadenza; violazione degli artt. 5.2, 9 o 10. Resta salvo il diritto al risarcimento del danno.

16. Effetti della cessazione e restituzione dei dati

16.1. Alla cessazione del Contratto, per qualsiasi causa, cessa il diritto di accedere al Servizio.

16.2. Il Cliente può, prima della cessazione e fino a 30 giorni dopo, chiedere al Fornitore una copia dei Dati del Cliente in un formato elettronico di uso comune. Il Cliente è invitato a scaricare in anticipo i documenti disponibili nel Servizio.

16.3. Decorsi 30 giorni dalla cessazione, il Fornitore cancella i Dati del Cliente dai sistemi attivi; le copie presenti nei backup sono eliminate con la normale rotazione dei backup. Restano conservati soltanto i dati che il Fornitore deve conservare per obblighi di legge o per la tutela dei propri diritti, inclusi i registri di sicurezza e di audit, per il tempo strettamente necessario.

16.4. Gli artt. 9 (ultimo periodo), 10, 11, 13, 16 e 19 restano efficaci dopo la cessazione.

17. Modifiche alle Condizioni

Il Fornitore può modificare le Condizioni per esigenze tecniche, organizzative, commerciali o normative. Le modifiche sono pubblicate su questa pagina, con nuova versione e data di efficacia, e comunicate via email al Cliente con almeno 30 giorni di preavviso. Il Cliente che non le accetta può recedere con effetto dalla data di efficacia delle modifiche; in mancanza, le modifiche si intendono accettate. Le modifiche imposte da norme di legge o da provvedimenti dell’autorità possono avere effetto immediato.

18. Comunicazioni e disposizioni generali

18.1. Le comunicazioni relative al Contratto si effettuano per email: dal Cliente a info@gestboard.com, dal Fornitore all’indirizzo indicato nella richiesta di attivazione o a quello dell’Utente Owner. Le comunicazioni ai sensi degli artt. 14 e 15 possono essere effettuate anche tramite PEC.

18.2. Il Cliente non può cedere il Contratto senza il consenso scritto del Fornitore. Il Fornitore può cederlo nell’ambito di operazioni di cessione o trasformazione d’azienda, dandone comunicazione al Cliente.

18.3. L’eventuale invalidità di una clausola non incide sulla validità delle altre. Il mancato esercizio di un diritto non costituisce rinuncia allo stesso.

19. Legge applicabile e foro competente

Il Contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o cessazione del Contratto è competente in via esclusiva il Foro di Sassari.

20. Approvazione specifica delle clausole

Ai sensi e per gli effetti degli artt. 1341 e 1342 c.c., il Cliente, mediante l’apposita e separata dichiarazione resa durante la procedura di attivazione, distinta dall’accettazione generale delle Condizioni, dichiara di aver letto e di approvare specificamente le seguenti clausole: 3.2 (facoltà del Fornitore di non accettare la richiesta); 4.3 e 4.4 (natura informativa dei risultati, modifiche al Servizio); 5.2 (responsabilità per l’uso delle credenziali); 6.3 e 6.4 (sospensione per mancato pagamento, modifica del canone); 7.1 e 7.2 (assenza di garanzia di continuità, manutenzione); 9 (divieti e manleva); 12.3 (autorizzazione generale ai sub-responsabili); 13 (limitazioni di responsabilità); 14 (rinnovo automatico e recesso); 15 (sospensione e clausola risolutiva espressa); 16.3 (cancellazione dei dati dopo la cessazione); 17 (modifiche unilaterali delle Condizioni); 18.2 (divieto di cessione); 19 (foro esclusivo).